Các khóa đào tạo về nhận thức và đánh giá nội bộ hệ thống quản lí chất lượng của PTK Consultant do Thạc sĩ Phan Trung Kiên đứng lớp. Các học viên sẽ được các chuyên gia chỉ dạy về những kiến thức, kỹ năng hữu ích. Được chia sẻ từ những kinh nghiệm thực tiễn tại các nhà máy xí nghiệp hàng đầu.

Link đăng ký: Nhấn vào để đăng ký 

KHU VỰC LƯU KHUÔN VÀ NGUYÊN LIỆU THÔ

PRO - 3M TRONG QUẢN LÝ KHO

Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp bạn giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Tránh tình trạng thất thoát, nhầm số lượng trong kho. Vậy, để quản lý kho tốt, các cá nhân, doanh nghiệp cần nắm vững các bước trong quy trình quản lý kho.

Kho là gì? Quản lý kho là gì?

Khái niệm kho

Đầu tiên khi nhắc đến quản lý kho chúng ta cần phải hiểu khái niệm kho. Kho là nơi lưu trữ, chứa đựng, bảo quản các loại hàng hóa, vật tư của tổ chức, doanh nghiệp,… Tại các kho hàng, hàng tồn liên tục được kiểm kê và hoạt động xuất nhập kho diễn ra thường xuyên, nhằm cung ứng sản phẩm, hàng hóa kịp thời cho khách hàng. Có thể nói, kho là nơi quan trọng, liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của nhà bán hàng.

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho,… Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được những lợi ích gì?

Tại sao doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ quy trình quản lý kho hàng? Bởi nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa của bạn sẽ không được chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng, gây ảnh hưởng và đem lại hậu quả lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ, để sự lưu thông hàng hóa được tốt nhất.

Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

- Giúp các hoạt động, vẫn hành trong kho được thực hiện một cách trơn tru, xuyên suốt: Khi thực hiện quy trình quản lý kho, các khâu hay các bộ phận chỉ cần nắm rõ quy trình và tuân thủ thực hiện theo quy trình đã đề ra.

- Giúp doanh nghiệp có thể bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng hàng tồn trong kho, chất lượng hàng hóa bằng những con số chính xác. Để từ đó, doanh nghiệp sẽ có những chiến lược phù hợp để phát triển.

- Giúp người chủ có thể yên tâm để thực hiện các công việc khác: Nếu quy trình quản lý kho được nghiêm ngặt, nhân viên nghiêm túc tuân thủ thực hiện các bước làm sẽ tạo ra tâm lý vững vàng cho người chủ.

- Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp.

- Tăng sự hài lòng của khách hàng: quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ tạo tác phong làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp, từ khâu tìm sản phẩm cho tới xuất sản phẩm.

Các khâu trong quy trình quản lý kho vật tư, hàng hóa

Có thể chia hoạt động của kho hàng thành 3 hình thức cơ bản: Quản lý mã hàng (tạo mới, thay đổi hoặc hủy bỏ), quản lý nhập kho (nhập kho mua hàng hoặc trực tiếp) và quản lý xuất kho (xuất kho bán hàng, sản xuất, lắp ráp hoặc chuyển kho trong cùng hệ thống). Tương ứng với mỗi hình thức nhỏ sẽ có quy trình quản lý với các bước cụ thể. Trong quy trình quản lý, chúng ta nên chia nhỏ từng bộ phận, từ đó sẽ giúp quá trình quản lý kho hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

1. Quy trình quản lý mã hàng

Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.

Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.

Bước 3: Thực hiện cập nhật:

·         Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống.

·         Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của phòng kế hoạch.

Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau.

2. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu hay thành phẩm

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Bộ phận đề xuất khi có yêu cầu nhập liệu phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp cần thông báo với các phòng ban khác như: kế toán, kho, phòng kế hoạch vật tư,… để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Nếu có hỏng hoặc kém chất lượng cần báo ngay cho nhà cung cấp để kịp thời khắc phục. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho thường do thủ kho đảm nhận. Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán). Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng.

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

Thủ kho bắt đầu tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp sao cho hợp lý và thuận tiện khi lấy nguyên vật liệu, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho.

Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).

3. Các bước trong quy trình quản lý hàng xuất kho hàng hóa

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng hóa

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất. Nếu hàng đầy đủ thì bắt đầu thực hiện xuất kho

Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng

Phiếu xuất kho được lập dựa trên thông tin đơn hàng mà khách yêu cầu

Bước 4: Xuất kho

Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu để lấy chính xác những sản phẩm, nguyên vật liệu mà người mua cần.

Bước 5: Cập nhật thông tin chính xác ngay khi vừa xuất kho xong, tránh trường hợp quên.

4. Quy trình quản lý khi chuyển kho thành phẩm

Bước 1: Đơn vị có như cầu chuyển kho cần gửi đề xuất lên ban giám đốc, trong đó nếu rõ địa điểm và mức độ cần thiết của việc chuyển kho

Bước 2: Ban giám đốc khi nhận được yêu cầu cần xem xét kĩ lưỡng, nếu chấp thuận, yêu cầu sẽ được đưa đến cho kế toán

Bước 3: Kế toán nhận được thông tin từ trên giám đốc, cần thông báo đến đơn vị quản lý kho về thời gian chuyển kho, số lượng người hỗ trợ và lập phiếu xuất kho

Bước 4: Thực hiện chuyển kho. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.

Bước 5: Kế toán cập nhập lại thông tin trên hệ thống quản lý kho hàng

Bài viết trên đây là các bước để thực hiện quá trình quản lý kho hiệu quả. Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần nắm vững các bước, phân bổ nhân sự sao cho hợp lý để thực hiện quy trình quản lý kho được hiệu quả và chuyên nghiệp.

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý Chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, được chấp nhận và có giá trị trên phạm vi toàn cầu. Việc áp dụng và được chứng nhận theo ISO 9001:2015 đối với một doanh nghiệp đảm bảo đơn vị đó có Hệ thống quản lý tốt về Chất lượng sản phẩm, dịch vụ và có khả năng cung cấp một cách ổn định các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu.

Hệ thống cải tiến 5S-Kaizen từ lâu đã trở thành “trợ thủ đắc lực” của các nhà quản lý, vận hành. Dù phương pháp này được áp dụng tại rất nhiều doanh nghiệp, nhưng để hiểu đúng và thực hiện sao cho hiệu quả thì không đơn giản chút nào. Vì vậy, trong bài viết sau đây VHE sẽ cùng bạn đi tìm hiểu 5S-Kaizen là gì, và làm cách nào vận dụng cho hiệu quả.

5S là gì?

·        5s là KỸ NĂNG CƠ BẢN của cá nhân hay tổ chức để duy trì kinh doanh.

·        5s là HỆ THỐNG NỀN TẢNG của quản lý doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả năng suất, chất lượng.

·        5s mang lại các GIÁ TRỊ HỮU HÌNH cho công ty

• o   Rút ngắn thời gian chu trình
• o   Phát hiện và ngăn ngừa vấn đề
• o   Hiện thực hóa vấn đề

5 Nguyên tắc chủ đạo của 5S

5s là phương pháp quản lý do người Nhật thiết lập nên. 5S là từ viết tắt trong tiếng Nhật, bắt đầu bằng chữ S gồm Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

·        Seiri (sàng lọc): Phân loại những vật cần thiết, vứt bỏ những vật không cần thiết.

·        Seiton (sắp xếp): Sắp xếp để khi cần có thể lấy ngay vật cần thiết (Quy định – để lại chỗ cũ).

·        Seiso (sạch sẽ): Loại bỏ rác, vết bẩn, vật lạ…làm sạch hiện trường.

·        Seiketsu (săn sóc): Duy trì tình trạng “Sàng lọc” – “Sắp xếp” – “Sạch sẽ”.

·        Shitsuke (sẵn sàng): Tạo thói quen tuân thủ các quy định.

Tại sao lại gọi là Kaizen?

Phương pháp Kaizen còn được gọi là thuyết Kaizen. Đây là cụm từ ghép từ hai từ Kai (thay đổi) và từ Zen (tốt hơn). Kaizen nói một cách dễ hiểu là mỗi nhân viên phải thực hiện liên tục các hoạt động cải tiến trong một khoảng thời gian dài, theo cấp độ tăng dần. Tại Nhật Bản, họ đã áp dụng phương pháp này hơn 50 năm. Trước kia, Kaizen chỉ áp dụng tại các tập đoàn lớn như: Toyota, Canon, Honda…sau đó, Kaizen được áp dụng rộng rãi trong mọi công ty thuộc đa lĩnh vực. Đến thời điểm hiện tại, hầu hết các công ty của Nhật đều đang thực hiện nguyên tắc Kaizen.

Phương pháp Kaizen

Kết hợp 5S-Kaizen – Phương pháp đổi mới thông minh

Kaizen là một chiến lược, triết lý được vận dụng xuyên suốt trong quá trình cải tiến nhằm đổi mới liên tục phương thức vận hành, quản lý. Phương thức này giúp nâng cao năng suất làm việc, tránh lãng phí và nâng cao vị thế cạnh tranh.

Hệ thống cải tiến 5S-Kaizen

Xét trên nhiều khía cạnh thì 5S là yếu tố cơ bản của hệ thống Kaizen. Quy tắc 5S chú trọng sự gọn gàng, ngăn nắp, vệ sinh nhằm tạo ra môi trường làm việc thuận tiện, tạo tiền đề thực hiện Kaizen. Bởi môi trường làm việc có thoải mái, sạch sẽ, khoa học thì mới kích thích nhân viên sáng tạo, mang đến nhiều kết quả đổi mới tốt đẹp hơn.

Hai nguyên tắc này bổ sung, tương trợ cho nhau. Vì thế, doanh nghiệp có thể áp dụng song hành 5S-Kaizen để giúp công ty vận hành ổn định, giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

 -PTKConsultant-

 Tiêu chuẩn về Kết cấu nhà thép và sơn chất lượng cao của AISC là gì?

Tiêu chuẩn về kết cấu nhà thép của AISC được công nhận rộng rãi bởi các nhà xây dựng và nhà thầu Bắc Mỹ khi cần đánh giá năng lực của các công ty chế tạo đối với yêu cầu chất lượng của một công trình dự án. Tiêu chuẩn này bao gồm tất cả các yêu cầu cho việc chứng nhận, đánh giá các cơ sở sản xuất, cung cấp khung thép kết cấu cho công trình dự án cùng hệ thống Quản lý Chất lượng với chức năng và trách nhiệm tương ứng.

Để được chứng nhận, nhà sản xuất thép kết cấu phải trải qua một chương trình kiểm định, đánh giá nghiêm ngặt bởi các kiểm soát viên độc lập của AISC; và phải được đánh giá lại hàng năm. Phạm vi kiểm định bao gồm tất cả các quy trình sản xuất và chế tạo thép kết cấu, từ khi nhận hợp đồng đến khâu bàn giao cuối cùng, nhưng không bao gồm quy trình lắp dựng.

Chứng nhận sơn chất lượng cao (SPE) là một chương trình kèm theo trong bộ Tiêu chuẩn của AISC về Kết cấu nhà thép. Chương trình này áp dụng đối với  kiểm định cơ sở sơn của nhà sản xuất thép kết cấu về chất lượng các hệ thống sơn phủ bảo vệ phức tạp như: kẽm, epoxi, uretan và các hệ thống sơn nhiều lớp.

Thế nào là một nhà sản xuất được AISC chứng nhận?

Một nhà sản xuất được AISC chứng nhận về kết cấu nhà thép sẽ được tự động chứng nhận thỏa mãn tiêu chuẩn kết cấu nhà thép truyền thống.  Với việc thỏa mãn Tiêu chuẩn về kết cấu nhà thép của AISC, nhà sản xuất được AISC xác nhận là có đủ cơ sở, nhân sự, kinh nghiệm tổ chức, các quy trình, kiến thức, thiết bị và cam kết  để thực hiện việc xây dựng nhà thép kết cấu.

Một nhà sản xuất theo tiêu chuẩn AISC thường được giao phó thực hiện các công trình công cộng lớn, các nhà máy sản xuất hạng nặng, các nhà máy điện, các nhà máy sản xuất/cán kim loại, các sân vận động, hội trường, các tòa nhà cao tầng, và các nhà máy hóa dầu.

Bộ tiêu chuẩn này được nhiều nhà thầu xây dựng và chủ đầu tư từ khắp thế giới công nhận rộng rãi. Có thể nói, bộ tiêu chuẩn AISC được coi là thước đo năng lực của nhà thầu đối với chất lượng của dự án kết cấu thép nhà xưởng. Tiêu chuẩn này có đầy đủ các yêu cầu cho việc đánh giá nhà thầu từ giai đoạn thiết kế đến sản xuất tại nhà máy cùng hệ thống Quản lý Chất lượng với chức năng và trách nhiệm tương ứng.

Để được chứng nhận theo tiêu chuẩn AISC, nhà thầu sản xuất thép kết cấu phải trải qua giai đoạn kiểm định và đánh giá nghiêm ngặt bởi các kiểm soát viên độc lập của AISC. Tiêu chuẩn này yêu cầu phải được đánh giá lại hàng năm. Phạm vi kiểm định bao gồm tất cả các quy trình sản xuất và chế tạo kết cấu thép, từ khi nhận hợp đồng đến khâu bàn giao sản phẩm hoàn thiện, nhưng không bao gồm quy trình lắp dựng.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc thêm về các tiêu chuẩn thiết kế kết cấu thép nhà xưởng, đừng ngần ngại liên lạc với PTK CONSULTANT. Đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ nhanh chóng phản hồi và giải đáp cụ thể.

PTK Consultant